Per ricavare le ore di un turno servono l’orario di entrata, quello di uscita e i minuti da escludere. Il calcolatore delle ore lavorate separa questi dati e mostra sia ore e minuti sia il corrispondente numero decimale.
Trasforma gli orari in minuti
Moltiplica le ore per sessanta e aggiungi i minuti. Le 09:15 diventano 9 × 60 + 15 = 555 minuti dall’inizio della giornata. Le 17:45 diventano 1065 minuti. La differenza è 510 minuti, cioè otto ore e trenta minuti.
Se devi sottrarre una pausa di 45 minuti, il lavoro netto diventa 465 minuti: sette ore e 45 minuti. Il passaggio attraverso i minuti elimina gli errori di prestito che possono nascere sottraendo direttamente le parti dell’orario.
Un esempio di foglio presenze
| Dato | Valore |
|---|---|
| Entrata | 09:15 |
| Uscita | 17:45 |
| Presenza lorda | 8 h 30 min |
| Pausa esclusa | 45 min |
| Durata netta | 7 h 45 min |
| Durata decimale | 7,75 ore |
La durata decimale si ottiene dividendo 465 per 60. Non scrivere 7,45: quel numero rappresenterebbe sette ore e 27 minuti, non sette ore e 45 minuti.
Quando l’uscita è il giorno successivo
Un turno dalle 22:00 alle 06:30 attraversa la mezzanotte. Per ricostruirlo, aggiungi 24 ore all’orario di uscita prima della sottrazione: 30:30 meno 22:00 dà 8:30.
Nel tool basta selezionare «Sì, giorno successivo». Con una pausa di 45 minuti ottieni 7:45 nette. Senza questa informazione il programma segnala un intervallo invertito, perché non può sapere se hai indicato un turno notturno o digitato un orario sbagliato.
Il significato della pausa
La pausa inserita è una durata da sottrarre, non una classificazione retributiva. Il calcolo non stabilisce quali pause spettino, quali siano pagate o come debbano comparire sul cedolino. Per questo il campo si chiama «Pausa da sottrarre» e può essere anche zero.
Allo stesso modo, il totale non applica arrotondamenti al quarto d’ora o maggiorazioni per lavoro notturno. Se il tuo sistema presenze usa regole simili, confronta prima i minuti grezzi e poi applica la regola prevista.
Controlli su turni particolari
Due orari uguali nello stesso giorno danno zero; due orari uguali con uscita il giorno successivo danno 24 ore. Una pausa non può superare la presenza lorda. Per turni oltre 24 ore conviene suddividere il periodo in registrazioni separate.
Il passaggio all’ora legale o solare richiede un controllo ulteriore: questo strumento sottrae gli orari dell’orologio, senza una data e un fuso. Non può quindi ricostruire automaticamente un’ora ripetuta o saltata.
Per trasferire i risultati in un foglio di calcolo, usa la conversione delle ore decimali. Per contare i giorni di presenza previsti in un periodo, usa invece i giorni lavorativi: giorni e ore sono grandezze collegate, ma richiedono informazioni diverse.